Vaieldamatult on kõige lihtsam intsidente raporteerida mõne tehnoloogilise lahendusega. Erinevad tarkvarad ja platvormid on üles ehitatud selliselt, et intsidentide raporteerimine oleks võimalikult lihtne ja arusaadav, kuid on aspekte, mida jälgida tehnoloogia valikul ning implementeerimisel. 

Tehnoloogia alati ei võrdu lihtsusega

Üldiselt on tehnoloogia eesmärk teha manuaalsed protsessid lihtsamaks, kuid see alati ei vasta tõele. Sa küll ei pea võib-olla kõike alates töötaja ja osakonnanimest sinna sisestama, kuid klikkide arv ja teavitamise teekond võib sellegipoolest olla pikk ja tüütu. 

Seega esimene oluline asi on võrrelda oma tänast protsessi tehnoloogilise protsessiga ning jõuda järeldusele, et kas päriselt on lihtsam? Vaadake lihtsust mõlemalt poolelt – sisestaja ja andmetöötleja. 

Platvormi valikusse kaasa töötajad

Kui te soovite, et töötajad hakkaks kasutama platvormi, siis kaasake nad kohe alguses, kui on käimas platvormi valik. Tihti kuuleb, kuidas ettevõtted valivad omale uusi tööriistu ja ükshetk teavitatakse töötajaid, et nüüd me hakkame kasutama seda ja palun kasutage. Kuid töötajate kaasamisel otsustusprotsessi aitab teil näha muresid, mida te ise ei märka. Otsustajatele võib  protsess lihtne olla, kuid tootmistes, kaubanduses ei pruugi olla inimesi, kes on tehnoloogiaga sõbrad ja seetõttu pigem hakkavad sellest eemale hoidma. 

Minu soovitus oleks kaasata väike grupp töötajaid, kes teevad protsessi läbi ning kommenteerivad, kas protsess on lihtne või keeruline. 

Tehnoloogia sobivus teie plaanitava süsteemiga

Selle all pean silmas teie süsteemi üldiselt – kes on kaasatud, millal teavitatakse, kas teavitamiseks on tahvelarvutid, lihtsalt arvutid töökeskkonnas või kasutatakse mobiiltelefone?

Need parameetrid tuleb samuti läbi mõelda, kui hakkate uut tehnoloogiat kasutusele võtma. Süsteemi võib muidugi ka muuta, kui leiate eriti hea lahenduse ja mõnikord ongi targem muuta, kui see teeb olukorra lihtsamaks. Kuid töötajad ei ole harjunud digilahendusi kasutama ja nutitelefonidega väga sõbrad ei ole, siis ei tasu kasutada lahendust, kus töötaja peaks igast ohuolukorrast teavitama läbi nutitelefoni. Mõni ilmselt õpib ära, aga mõnele hakkab see tekitama lisastressi ja trotsi. 

Uue tehnoloogia valimine on alati üsna keeruline ja ajamahukas protsess, kuid lihtsamaks teeb see, kui teete selgeks, mis on teie võimekus ning kuidas süsteem teoorias toimima peaks. Iga lähenemise jaoks on sobiv tehnoloogia olemas.